基于动态联机分析的审计信息系统

1 引 言

    从世界范围来看，基于动态联机分析处理技术(On-Line Analytical Processing，OLAP)的审计信息系统在加拿大等西方国家得到了迅速的发展，取得了巨大的经济及社会效益。由于审计领域业务的特殊性，我国无法直接照搬国外的基于OLAP审计信息系统，而且对此类软件多处于理论探讨阶段，导致与国外该领域的差距有日益扩大的趋势。

    从我国对联机分析审计信息系统的内在需求来看，由于我国财会软件对业务的处理技术已经迅速向电子化、集成化、广域化、数字化和无纸化的方向发展，导致审计对象发生了根本性变化，即从传统的对手工账审计转到对电算化会计账进行审计，审计信息系统所面临的会计电算化信息系统环境远比手工账簿更为复杂，出现了一些针对事后拷贝的、部分的财务数据副本的静态单机版审计信息系统。当数据量尚小时，此类软件也确实能为审计人员提供有限的辅助功能。

    随着企业财务数据越来越多地与ERP、CRM等经营数据有机地交织在一起，仅仅局限于部分财务数据的静态单机版审计辅助软件已经无法对海量财务及经营信息进行有效的审计，传统审计信息系统必须有新的突破，才能满足海量信息审计的要求。

    因此，加快开发动态联机分析审计信息系统，成为突破当前传统审计信息系统困境的必然选择。

2 传统审计信息系统的主要缺陷

    伴随着会计电算化的推广，传统的审计信息系统的存在与发展也已经有10多年的历史，但一直无法取得与会计信息系统相媲美的大范围应用成果。对比以ACL、CaseWare公司为代表的欧美审计软件公司在欧美市场取得的巨大成功，国内审计信息系统取得的成绩更是相形见细。造成这种局面有制度、法律、技术等多方面的原因。从技术角度看，欧美审计软件公司已经大量应用动态联机分析等技术，而国内还处于使用传统信息技术的阶段。目前传统审计信息系统主要有以下缺陷：

    (1)数据覆盖面有限。很多传统审计信息系统只能从特定的财务数据源中获取部分原始被审数据，一旦遇到格式不同的数据则束手无策。

    (2)数据观察角度有限。传统审计信息系统只能从特定的角度去观察被审数据，哪怕审计人员希望对原始被审数据进行更多的组合，以便从多个角度观察，也只能是有心无力。

    (3)无法对可疑数据进行追踪。审计人员在审计过程中，常常需要对可疑的数据进行层层追踪，传统审计信息系统无法提供这种对审计人员来说如虎添翼的功能。

    (4)及时性很差。传统审计软件只能被动地在事后获取被审数据，无法及时地在事中获取必要的被审数据，这对某些以维护经济秩序为审计终极目的的政府机构来说，是一个致命的缺陷。

    以上的几个缺陷，还直接导致传统审计软件具有另外几个明显的缺陷：

    (1)传统审计信息系统对各种审计环境的适应能力较差；
    (2)传统审计信息系统效率较低；
    (3)传统审计信息系统准确性较差。

    为了克服传统审计信息系统的固有缺陷，需要设计基于动态联机分析的审计信息系统。

3 符合审计业务特点的动态联机分析技术

    动态联机分析(OLAP)处理技术有3个核心特征：多维观察、数据钻取、CUBE运算，恰好与审计业务的特点相吻合。

    (1)对被审计数据进行多角度的观察。对遇到的各种问题进行分析的时候，即使对同样的现象，通常也会从多个角度去分析考虑，并且有时候还需要从几个角度综合起来进行分析。这是OLAP分析最基本、最核心的特征：以多个观察角度的灵活组合来观察数据，从而发现数据内在规律。

    审计最重星征是需要对特定的被审计数据集合，通过多个不同角度的观察，找出数据集合中的可疑之处，即所谓的“鸡蛋里面挑骨头”。而OLAP的从多维角度进行数据分析的最核心特点，恰恰与审计最重要的业务特征相吻合，因此可以说OLAP是现阶段最适合用于支持审计业务的技术。

    (2)对可疑的被审计数据进行钻取，以获得更为精确的信息。在对被审计数据的观察分析过程中，可能需要在数据基础上，对可疑的被审计数据进一步细化，以获得更细致更准确的资料，帮助判断是否有问题存在。审计的这种对可疑问题需要进行层层追踪的业务特点，恰好可以由OLAP中的数据钻取功能来满足。

    (3)通过预先创建数据立方体cuBE，提高审计效率。如果需要顺利地利用OLAP的多维观察、数据钻取功能提高审计效率，需要预先创建足够多的被审数据立方体CUBE，也就是说，需要预先为审计人员准备足够多的各种形式的被审材料，供审计人员随时调用。因为收集材料是审计过程中非常耗时的环节，要提高审计效率，必然需要由计算机代替人来完成这个步骤的工作。OLAP的预先创建数据立方体CUBE的技术特点也恰恰与审计的这种业务特点相吻合。

    OLAP分析所需的原始数据量非常庞大，一个分析模型，往往会涉及数百万条、数千万条甚至更多数据；而分析模型中包含多个维数据(即观察的角度)，这些维又可以由浏览者作任意的提取组合结果大量的实时运算导致时间延滞。可以设想，对于一个100万条记录的分析模型，如果一次提取4个维度进行组合分析，那么实际的运算次数将达到4的1(XX)次方的数量，这样的运算量将导致数十分钟乃至更长的等待时间。如果审计人员对维组合次序进行调整，增加或者减少某些维度的话，又将是一个新的计算过程。对这种可能存在的耗时环节，OLAP可以预先创建数据立方体CUBE的方法加以解决，保证审计人员无需花费过多时间等待数据计算结果。

    从以上分析可以看到，OLAP的3个核心特点与审计业务的特点相吻合，而且值得注意的是，要充分利用OLAP的这几个功能支持审计工作，依然需要高度依赖审计人员的判断，因为OLAP只能提供高效快捷、准确详细的数据，但不提供也无法提供对被审计数据的判断，OLAP技术只有与审计人员的专业判断相结合，才能发挥技术手段支持业务开展的功能。这与一些宣称可以通过数据挖掘技术，直接找到审计问题，基本上可以代替审计人员工作的观点是完全不同的。认为“通过数据挖掘可以替代审计人员工作”的观点假定了“数据挖掘技术”可以替代审计人员的专业判断，事实上，由于对审计数据的专业判断非常复杂，所以目前尚无简单的逻辑模型能直接加以模仿，这个道理如同目前条件下，不可能有简单的技术代替“法官审理案件”、“中医诊治病人”的专业判断一样。

    数据挖掘技术不应该直接用于替代审计人员的专业判断上，而是应该通过对审计人员在审计过程的各种复杂行为进行详细数据积累分析，并对积累得足够充分的审计人员行为数据进行数据挖掘，渐渐形成可以模拟审计人员思路的智能模型。

    而要获得这些有价值的审计人员行为数据，需要审计人员的判断活动基本上可以在一个被审计原始数据足够充分的审计信息系统里进行，而且该系统有合适的途径对这些数据进行记录。基于动态联机分析(OLAP)的审计信息系统能完全满足这些业务要求，并且为创建下一代能模仿审计人员思路的审计信息系统奠定了重要的数据基础。